Buzzwind · Notariat
Dla kancelarii notarialnych
Portal klienta, który skraca przygotowanie sprawy notarialnej do minimum
Klient sam wypełnia formularz, przesyła dokumenty i przygotowuje się do wizyty. Kancelaria dostaje uporządkowaną kartę sprawy zamiast 10 maili z pytaniem „co mam przynieść?”.
Problem
Większość pracy notariusza nie zaczyna się przy akcie.
Zaczyna się od chaosu przed wizytą.
Klient pisze maila: „co mam przynieść?”. Asystent odpisuje listę. Klient pyta o szczegóły. Pracownik odpowiada. Klient przynosi 7 z 9 dokumentów. Wizyta zostaje przełożona. Tracicie godziny tygodniowo.
Powtarzające się maile i telefony
Klienci pytają o te same rzeczy: jaki dokument przynieść, gdzie go zdobyć, czy KW jest aktualne. Pracownik kancelarii odpowiada wielokrotnie na to samo.
Przekładane wizyty
Klient przychodzi bez kompletu dokumentów. Brakuje zaświadczenia z US, stary odpis KW. Wizyta zostaje przełożona — godziny pracy notariusza do zaplanowania od nowa.
Rozproszone informacje
Dane sprawy w mailach, dokumenty na pendrive klienta, telefon z dodatkowymi pytaniami. Pracownik kancelarii musi zebrać wszystko ręcznie przed aktem.
Rozwiązanie
Klient sam przygotowuje sprawę online. Państwo dostają gotowe.
Portal prowadzi klienta krok po kroku — od wyboru typu czynności, przez formularz danych, po listę dokumentów dopasowaną do konkretnej sprawy. Każdy upload jest szyfrowany, dane trafiają do panelu kancelarii w czytelnej formie.
Wybór typu czynności
Klient wybiera spośród 8 typów spraw — od sprzedaży nieruchomości po umowę majątkową. Dla sprzedaży doprecyzowuje, czy chodzi o działkę, lokal z KW, czy spółdzielcze prawo.
Dynamiczna lista dokumentów
Po wybraniu sprawy system pokazuje dokładnie te dokumenty, które są wymagane w Państwa kancelarii. Każdy z podpowiedzią „Skąd to wziąć?”.
Karta sprawy w panelu
Państwo widzą wszystko w jednym miejscu: dane stron, kompletność dokumentów, statusy, alerty. Eksport PDF gotowy do przepisania do RejNET czy i-Rejent.
Przejdź wszystkie 5 ekranów. Bez zakładania konta, bez zobowiązań.
Jak to działa
Od kliknięcia „Rozpocznij sprawę” do gotowej karty w kancelarii
Strona klienta
Wchodzi na portal kancelarii
Z Państwa strony www klikiem „Rozpocznij sprawę online”.
Wybiera typ czynności
8 kafli z opisami. Pomoc telefoniczna kancelarii zawsze widoczna.
Wypełnia formularz
Wieloetapowy formularz z paskiem postępu. Możliwość zapisu i powrotu później.
Przesyła dokumenty
Drag&drop na komputerze lub aparat na telefonie. Szyfrowanie w locie i spoczynku.
Strona kancelarii
Powiadomienie e-mail
Każde nowe zgłoszenie trafia jako mail do kancelarii. Z linkiem do panelu.
Karta sprawy w panelu
Wszystkie dane klienta, dokumenty, status kompletności w jednym widoku.
Weryfikacja i komunikacja
Zatwierdzanie dokumentów, prośba o brakujące jednym kliknięciem.
Eksport do systemu kancelarii
Gotowy PDF z kartą sprawy do przepisania do RejNET / i-Rejent.
Co nas wyróżnia
Prywatna instancja dla Państwa kancelarii. Bez współdzielenia.
To nie jest wspólny SaaS, jak GolexAI czy podobne rozwiązania. Każda kancelaria dostaje dedykowany serwer w UE, osobną bazę danych, osobny storage. Dane Państwa kancelarii fizycznie nie są w jednej bazie z danymi innych.
(GolexAI, podobne)Buzzwind
prywatna instancja
Program partnerski dla pierwszych 5 kancelarii
Budujemy ten produkt z notariuszami, nie dla notariuszy. Pierwszych 5 kancelarii, które dołączą do programu, otrzymuje dożywotnio obniżone stawki, bezpośredni wpływ na rozwój systemu, status partnera założyciela oraz płatność etapową — bez ryzyka pełnej opłaty z góry.
Stan miejsc w programie
1 / 4
miejsc partnerskich zajętych
Bądź 1. partnerem programu. Otrzymasz dodatkowo bezpłatną sesję konsultingową po wdrożeniu oraz miejsce w sekcji „Partnerzy założyciele" na stronie głównej (jeśli wyrazicie zgodę).
−50%
Wdrożenie
Połowa standardowej ceny wdrożenia. Płatne etapowo, w miarę postępów prac.
−50%
Abonament dożywotnio
Połowa stawki za utrzymanie, bez ograniczeń czasowych. Zniżka obejmuje też zmianę pakietu — przechodząc kiedyś na wyższy plan, zapłacicie 50% jego aktualnej ceny.
Partner
Wpływ na rozwój
Decydujecie razem z nami, jakie funkcje budujemy w kolejnych wersjach. Bezpośredni kontakt z założycielem.
Płatność etapowa — nie ryzykujecie pełnej opłaty z góry
W programie partnerskim płacicie stopniowo, w miarę postępów wdrożenia. Ja biorę na siebie ryzyko pierwszego etapu — Państwo płacicie dopiero, kiedy widzicie działający produkt.
0 zł
Etap 1
Analiza procesu kancelarii, projekt, demo dopasowane do Państwa
30%
Etap 2
Po pierwszym działającym module — formularz + listy dokumentów
40%
Etap 3
Po wdrożeniu produkcyjnym w Państwa kancelarii
30%
Etap 4
Po 30 dniach stabilnej pracy systemu w kancelarii
Przykład dla pakietu Standard: standardowa cena wdrożenia 3 490 zł netto, cena partnerska zł netto. W programie partnerskim pierwszą wpłatę (698 zł) wnosicie dopiero po zatwierdzeniu pierwszego działającego modułu.
Jak wygląda udział w programie
- 1.Umawiamy 15-minutową rozmowę, pokazujemy demo dopasowane do Państwa kancelarii i procesów.
- 2.Podpisujemy umowę partnerską z dożywotnimi warunkami, harmonogramem etapowym i 4 godzinami konsultingu w pakiecie.
- 3.Analiza procesu i przygotowanie projektu — bez opłat. Pierwsza wpłata dopiero po pokazaniu pierwszego działającego modułu.
- 4.Wdrażamy prywatną instancję w 4–8 tygodni z konsultacjami i szkoleniem pracowników kancelarii.
Po podpisaniu 5 umów program zostaje zamknięty.
Bezpieczeństwo danych
Notariusz odpowiada za dane klientów. Pokazujemy konkretnie, jak je chronimy.
8 najczęściej zadawanych pytań z odpowiedziami. Bez marketingowej mgły — konkretne mechanizmy techniczne i prawne, na których możecie się oprzeć.
1Gdzie fizycznie są przechowywane dane klientów?
Serwery są w Unii Europejskiej — konkretnie w Niemczech, w centrum danych Hetzner, certyfikowanym zgodnie z ISO 27001. Żadne dane nie opuszczają UE.
Backupy też są w UE, szyfrowane. To spełnia wymogi RODO bez konieczności specjalnych klauzul transferu danych do państw trzecich.
2Co z RODO? Kto jest administratorem danych?
Państwa kancelaria jest administratorem danych — to Państwa klienci, Państwa odpowiedzialność wynikająca z RODO i ustawy o notariacie.
Buzzwind jest podmiotem przetwarzającym (procesorem). Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodną z art. 28 RODO. Dokument standardowy w branży: bezpieczeństwo techniczne, ograniczenia dostępu, obowiązek powiadomienia o incydentach, prawo Państwa do audytu.
3Jak są szyfrowane pliki klientów?
Trzy warstwy szyfrowania:
- 1. W locie (in transit): HTTPS z TLS 1.3 — ten sam standard, co bankowość online.
- 2. W spoczynku (at rest): pliki w storage szyfrowane AES-256, klucze trzymane osobno.
- 3. Baza danych: encryption at rest na poziomie dysku.
Nawet jeśli ktoś fizycznie ukradłby serwer, dane są nieczytelne bez kluczy szyfrujących.
4Kto ma dostęp do dokumentów moich klientów?
Z Państwa strony — tylko osoby, którym Państwo nadadzą dostęp. Każdy pracownik kancelarii ma własne konto z 2FA, każde logowanie jest logowane.
Ze strony Buzzwind — nikt nie ma dostępu do treści dokumentów. Mamy dostęp jedynie do infrastruktury (serwer, baza), żeby utrzymywać system. Klucze szyfrujące są oddzielone. Każdy nasz dostęp do bazy w celu rozwiązania problemu jest logowany i Państwo macie do tego logu wgląd.
5Co się stanie, jeśli Wasza firma zniknie albo coś się Wam stanie?
W umowie wdrożeniowej są trzy klauzule zabezpieczające:
- Code escrow: kod źródłowy zdeponowany u zewnętrznego notariusza. Gdyby Buzzwind przestał istnieć, otrzymujecie pełen dostęp do kodu.
- Eksport danych: w każdej chwili możecie wyeksportować całość danych w czytelnym formacie (CSV, JSON, PDF). Brak vendor lock-in.
- Klauzula przejęcia: w razie braku kontaktu z Buzzwind przez 30 dni, kontrola nad infrastrukturą przechodzi automatycznie do Państwa kancelarii.
6A co z wyciekiem? Co jeśli będzie incydent?
Procedura incydentów:
- 1. Wykrycie: monitoring 24/7 wykrywa anomalie automatycznie.
- 2. Powiadomienie: w ciągu maksymalnie 72 godzin od wykrycia incydentu naruszającego dane osobowe otrzymujecie raport. Obowiązek umowny zgodny z art. 33 RODO.
- 3. Wsparcie zgłoszenia UODO: pomagamy Państwu przygotować zgłoszenie do UODO i komunikat dla klientów.
- 4. Backupy: codzienne, retencja 30 dni. Odtworzenie stanu sprzed incydentu w ciągu 4 godzin.
Dodatkowo posiadamy OC zawodowe od cyber-ryzyk — pokrywa naszą odpowiedzialność w razie incydentu po stronie Buzzwind.
7Czy klient może coś przesłać, czego nie powinien?
System ma cztery warstwy ochrony przed nadużyciem:
- 1. Antywirus: każdy plik przechodzi skan ClamAV. Pliki podejrzane są blokowane.
- 2. Limit formatów: tylko PDF, JPG, PNG, HEIC. Żadnych .exe, .zip z makrami.
- 3. Limit rozmiaru: 10 MB na plik, max 30 plików na sprawę.
- 4. Rate limiting: klient nie może w nieskończoność wysyłać requestów. Po 50 próbach w godzinę dostaje blokadę.
8Co z dokumentami po zakończeniu sprawy? Kasacja danych?
Domyślna polityka retencji: dokumenty są usuwane 90 dni po zamknięciu sprawy w panelu kancelarii. Klient nie ma już do nich dostępu, Państwo eksportujecie to, co potrzebne, do swojego systemu kancelaryjnego (RejNET / i-Rejent), system automatycznie kasuje pliki.
Państwo mogą tę politykę dostosować — np. wymagać 180 dni retencji albo natychmiastowego usunięcia. Każda decyzja zgodna z art. 5 RODO (minimalizacja) i art. 17 RODO (prawo do bycia zapomnianym) — system honoruje to automatycznie.
Pełna dokumentacja na żądanie
Możemy przekazać szczegółowy dokument bezpieczeństwa (1-pager) wraz ze wzorem umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodnym z art. 28 RODO. Wystarczy zapytać podczas rozmowy.
Cennik
Wdrożenie raz, abonament za utrzymanie i rozwój
Każda kancelaria dostaje prywatną instancję — własną subdomenę, własną bazę, własną konfigurację. Ceny startowe, finalna oferta ustalana po analizie procesu Państwa kancelarii.
Start
Mała kancelaria 1-2 osoby
Wdrożenie
od 1990 zł
netto, jednorazowo
Abonament
od 190 zł / mc
netto, kontrakt min. 12 mc
- 3 typy czynności notarialnych
- Formularz klienta + upload dokumentów
- Panel kancelarii (1 użytkownik)
- Dynamiczne listy dokumentów
- Powiadomienia e-mail
- Hosting prywatny w UE
- Backupy codzienne
- Wsparcie e-mail (24h)
Standard
Kancelaria 3-5 osób
Wdrożenie
od 3 490 zł
netto, jednorazowo
Abonament
od 390 zł / mc
netto, kontrakt min. 12 mc
- Wszystkie 8 typów czynności
- Bezpieczny czat klient ↔ kancelaria
- Wielu użytkowników z rolami
- Eksport PDF dla RejNET / i-Rejent
- Generator wiadomości do klientów
- 2h zmian/mc realizowane przez nasz zespół
- Środowisko testowe
- Wsparcie priorytetowe
Premium
Większe kancelarie i sieci
Wdrożenie
od 9 990 zł
netto, jednorazowo
Abonament
od 790 zł / mc
netto, kontrakt min. 12 mc
- Wszystko ze Standard +
- Indywidualne procesy kancelarii
- Integracje na życzenie
- SLA z gwarancją reakcji
- Dedykowane środowisko
- Logi audytowe rozszerzone
- 5-8h zmian/mc realizowane przez nasz zespół
- Kwartalne przeglądy
Ceny netto. Abonament płatny miesięcznie, kontrakt minimum 12 miesięcy. Możliwość rezygnacji z 3-miesięcznym wypowiedzeniem z pełnym eksportem danych.
Najczęstsze pytania
Wszystko, o co pytają nas notariusze przed wdrożeniem
Czy to zastępuje RejNET / i-Rejent?
Nie. Państwo dalej używacie RejNET czy i-Rejent do repertorium A, raportów GIIF, generowania aktów. My robimy front-end dla klienta — zbieranie danych i dokumentów przed wizytą. Karty spraw eksportujecie do Państwa głównego systemu kancelaryjnego. Bez konfliktu, bez duplikacji pracy.
Ile trwa wdrożenie?
Pakiet Start: 3-5 tygodni od podpisania umowy. Standard: 6-8 tygodni. Premium: 8-12 tygodni z dopasowaniem do indywidualnych procesów kancelarii. Wszystko z analizą procesu, konfiguracją, szkoleniem pracowników, testami.
Czy klient musi zakładać konto?
Nie. Klient kancelarii dostaje unikalny link mailowy lub SMS-owy, przez który ma dostęp do swojej sprawy. Nie musi pamiętać hasła, nie musi się rejestrować. Link ma ograniczoną ważność (np. 30 dni od ostatniego użycia).
Czy formularz działa dla klientów 60-70 lat?
Projektujemy z myślą o tej grupie. Duże przyciski, krótkie pytania, możliwość zapisu i powrotu, telefon do kancelarii zawsze widoczny. Dla klientów, którzy nie radzą sobie z portalem, pracownik kancelarii może wypełnić formularz w ich imieniu na podstawie rozmowy telefonicznej.
Czy mogę dostosować typy spraw i listy dokumentów?
Tak — i robimy to dla Państwa, w pełni. Państwo nie konfigurują niczego sami. W ramach wdrożenia analizujemy procesy kancelarii i ustawiamy listy dokładnie pod Was. Każda późniejsza zmiana — nowy typ czynności, edycja listy dokumentów, modyfikacja podpowiedzi „Skąd to wziąć?", dostosowanie szablonów wiadomości — jest po naszej stronie. Państwo piszą e-mail albo dzwonią, my realizujemy w 1-2 dni robocze. Notariusze nie powinni administrować systemami — od tego jesteśmy my.
Co z reklamą? Wyświetlacie reklamy klientom?
Nie. Portal jest w 100% bez reklam. Każda kancelaria ma swoją prywatną instancję, brandowaną logo i kolorystyką kancelarii. Klient widzi Państwa stronę — nigdzie w treści, formularzach ani na stronach czynności nie pojawia się logo Buzzwind ani żadnej innej firmy. Jedynym odniesieniem do wykonawcy jest dyskretna stopka „Stworzone przez Buzzwind sp. z o.o." na samym dole strony — standardowa praktyka informacyjna, identyczna jak w przypadku stron www zlecanych do agencji.
A jeśli będziemy chcieli zrezygnować?
Po 12-miesięcznym kontrakcie startowym możecie zrezygnować z 3-miesięcznym wypowiedzeniem. W okresie wypowiedzenia pomagamy wyeksportować wszystkie dane w czytelnym formacie (CSV/JSON/PDF) oraz pliki klientów. Brak vendor lock-in.
Czy jest okres próbny?
Nie oferujemy klasycznego trial, ponieważ każde wdrożenie wymaga konfiguracji prywatnej instancji. Zamiast tego: 15-minutowa rozmowa prezentacyjna z pokazem demo, a po analizie Państwa procesów — konkretna oferta. Pierwsza kancelaria pilotażowa może liczyć na rabat za referencję i case study.
Najlepszy sposób, żeby zrozumieć — przejść przez to z nami
15 minut. Pokazujemy demo dopasowane do Państwa kancelarii, pytania o bezpieczeństwo i RODO, konkretną wycenę. Bez prezentacji sprzedażowych, bez zobowiązań.
Albo zobacz najpierw demo portalu — całość, bez zakładania konta.